Die Digitalisierung der Verwaltung kommt nicht in Tritt

Digitale Souveränität bringt Substanz in die Debatte um die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. Experten finden: Wir sollten sie nutzen, um wohl überlegte Ansätze zu realisieren – und nicht Innovation um jeden Preis.
Golden Sikorka – shutterstock.com



Viele Bürgerinnen und Bürgern erleben im Alltag, dass digitale Verwaltungsleistungen sich oft in Online-Formularen erschöpfen, die als PDF heruntergeladen und ausgedruckt werden müssen.



Das bestätigt die Studie „Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung 2026“, die CIO und COMPUTERWOCHE mit den Partnern UiPath und Materna durchgeführt haben. An ihr nahmen 316 Entscheiderinnen und Entscheider aus deutschen Behörden unterschiedlicher Größe und Verwaltungsebenen teil. Demnach haben erst 28 Prozent der Behörden ihre Verwaltungsleistungen komplett digitalisiert, während 34 Prozent noch (weitgehend) offline arbeiten.



Den höchsten Reifegrad der Stufe 4, also die medienbruchfreie Leistungserbringung inklusive Once-Only-Prinzip, erreichen im Schnitt nur 14 Prozent der Behörden. Eine deutliche Mehrheit von 65 Prozent der Befragten kann zudem keinen verbindlichen Termin für das Erreichen von Reifegrad 4 nennen, sodass ein klarer Zeithorizont für diesen Qualitätssprung fehlt.



Theorie und Praxis: Die Automatisierungslücke



Dabei klafft eine Lücke zwischen dem theoretischen Automatisierungspotenzial der Verwaltungsprozesse, das nach Selbsteinschätzung der Behörden im Schnitt bei 49 Prozent liegt, und den bislang nur 23 Prozent tatsächlich automatisierten Prozessen. Diese Differenz von 26 Prozentpunkten signalisiert, dass die Bereitschaft zur Automatisierung vorhanden ist, es bei der Umsetzung jedoch hapert.



Immerhin ist die Digitalisierung der Verwaltung kein bloßes Lippenbekenntnis. Ein Drittel der Behörden führt 2026 entsprechende Projekte durch, weitere 29 Prozent haben die nächste Digitalisierungswelle für 2027 fest eingeplant. Allerdings sind zwölf Prozent der Vorhaben auf vier und mehr Jahre ausgelegt und werden somit frühestens 2030 abgeschlossen sein. Signifikant ist das Gefälle nach Behördengröße. Während vier von zehn Häusern mit 1000 und mehr Beschäftigten Digitalisierungsprojekte aktiv realisieren, sind es bei kleineren Behörden mit weniger als 250 Beschäftigten nur 19 Prozent.



Top-3-Hindernisse: Standards, Föderalismus, Know-how-Lücken



Die Ursachen für den schleppenden Fortschritt sind struktureller Natur. Das größte Hemmnis sehen 48 Prozent der Befragten in fehlenden Standards für Daten und Schnittstellen, 40 Prozent in der föderalen Zersplitterung ohne zentrale Steuerung. Dahinter rangieren gleichauf mit jeweils 37 Prozent Know-how-Defizite, IT-Fachkräftemangel, Datenschutzunsicherheiten und knappe Budgets. Diese Häufung verweist auf ein Problem, das in über Jahrzehnte gewachsenen, veralteten IT-Systemen wurzelt.



Auffallend sind die Wahrnehmungsunterschiede zwischen den Funktionsträgern. Bei der föderalen Zersplitterung liegen Behördenleitung mit 24 Prozent und IT-Verantwortliche mit 46 Prozent ganze 22 Prozentpunkte auseinander. Noch deutlicher ist die Kluft bei datenschutzrechtlichen Unsicherheiten, die lediglich 15 Prozent der Behördenleitenden, aber 39 Prozent der IT-Verantwortlichen als Bremse benennen.


Das größte Hemmnis sehen 48 Prozent der Befragten in fehlenden Daten- und Schnittstellenstandards und 40 Prozent in der föderalen Zersplitterung ohne zentrale Steuerung
Research Services: Patrick Birnbreier



Once-Only und Souveränität zwischen Anspruch und Realität



Ebenfalls groß ist der Abstand zwischen politischem Zielbild und gelebter Praxis beim Once-Only-Prinzip (OOP). 47 Prozent der Befragten sehen die im Onlinezugangsgesetz (OZG) verankerte Pflicht, Daten nur einmal zu erheben, eher als Wunschbild denn als Realität. Nur 18 Prozent halten eine Umsetzung in den kommenden fünf Jahren für realistisch. Am skeptischsten sind ausgerechnet Kommunen (16 Prozent), die wegen der meisten Bürgerkontakte am stärksten vom OOP profitieren würden. Bundesbehörden (27 Prozent) zeigen sich dagegen deutlich zuversichtlicher.



Ein vergleichbares Muster prägt die digitale Souveränität. Für mehr als die Hälfte der Befragten (52 Prozent) hat sie bei Ausschreibungen hohe bis allerhöchste Priorität. Nur eine Minderheit von 17 Prozent hält die priorisierte Beschaffung von Lösungen, die mit der Deutschen Verwaltungscloud (DVC) kompatibel sind, für problemlos oder weitgehend gut realisierbar. Dass 29 Prozent die Realisierbarkeit mit „Weiß nicht“ bewerten, spricht dafür, dass der Rahmen in vielen Behörden noch nicht operativ verankert ist.



Datenschutz bremst die Cloud, Unkenntnis die DVC



Die Studie förderte aber noch weitere aufschlussreiche Ergebnisse zutage. So sind Cloud-Dienste in der Verwaltung inzwischen kein Randthema mehr. Knapp 39 Prozent der Behörden nutzen sie, weitere 22 Prozent planen den Einsatz. Als mit Abstand größte Hürde für den Cloud-Einsatz nennen 59 Prozent Datenschutzanforderungen wie die DSGVO.



Die 2025 gestartete Deutsche Verwaltungs-Cloud (DVC) als „souveränes Cloud-Fundament der öffentlichen Verwaltung in Deutschland“ wird mehrheitlich als Ergänzung (37 Prozent) bestehender Infrastrukturen gesehen, nur in 22 Prozent der Fälle als Ersatz. Rund die Hälfte der Befragten erwartet von der DVC immerhin eine positive Entwicklung, doch 52 Prozent kennen die DVC nach eigener Aussage kaum. Entsprechend ernüchternd sind die Zufriedenheitswerte in puncto Standardisierungsgrad (18 Prozent) und Interoperabilität (16 Prozent).


52 Prozent der Befragten kennen die DVC nach eigener Aussage kaum
Research Services: Patrick Birnbreier



KI in Behörden: Einsatz wächst, Know-how fehlt



Künstliche Intelligenz hat ebenfalls Einzug in den Behörden gehalten. 29 Prozent setzen bereits KI-Tools ein, 17 Prozent planen dies für die nächsten zwei Jahre. Im Vordergrund stehen generative KI und Large Language Models (LLM) mit 55 Prozent. Acht von zehn Behörden, die KI nutzen, stehen zudem dem Einsatz von KI-Agenten positiv gegenüber, wobei Datenschutzrisiken mit 48 Prozent das größte Hemmnis bilden.



Der eigentliche Engpass liegt beim Know-how. Nur 31 Prozent der Behörden verfügen nach eigener Einschätzung vollständig oder ausreichend über die nötigen Daten- und KI-Skills. Ohne eine gezielte Qualifizierungsoffensive droht der KI-Einstieg also in eine Sackgasse zu führen, bevor er wirklich begonnen hat. Besonders kritisch ist die Lage in den Kommunen, wo 21 Prozent entsprechende Skills haben, während Landesbehörden mit 43 Prozent erheblich besser dastehen.



Kaum Erfolgsmessung, schwache Zufriedenheit mit IT



Ein blinder Fleck ist auch die Steuerung der Digitalisierung, denn ein Viertel der Behörden führt keine Erfolgskontrolle durch. Nur elf Prozent messen den Digitalisierungserfolg systematisch. Aufschlussreich ist der Blick auf Funktionsträger: Bewerten 58 Prozent der IT- und Digitalisierungsverantwortlichen den Erfolg, sind es in der Fachverwaltung nur 42 Prozent. Wer die Digitalisierung verantwortet, misst sie also häufiger als jene, die sie umsetzen.



Dazu passt die verhaltene Zufriedenheit mit der eigenen Behörden-IT. Am besten schneiden die Security-Anforderungen mit 43 Prozent ab, am schlechtesten die Flexibilität und Anpassbarkeit der IT-Systeme mit 20 Prozent. Über ein Drittel (36 Prozent) attestiert den eigenen Portalen zudem Behördendeutsch statt verständlicher Sprache.



Doppeltes Risiko: Offline- und Online-Versagen der Verwaltung



Brisant ist der Blick nach vorn. Wenn der demografische Wandel das Betreiben physischer Bürgerämter in kleinen Kommunen unmöglich macht, droht ein doppeltes Versagen des Staates, erst offline und dann online. 69 Prozent der Behörden sehen dieses Szenario als ernste Gefahr, davon 36 Prozent als groß bis sehr groß.



46 Prozent der kleinen Verwaltungen mit weniger als 250 Beschäftigten schätzen das Risiko deutlich höher ein als große Häuser mit über 1000 Beschäftigten. Dort sind es nur 30 Prozent, ein Abstand von 16 Prozentpunkten, der die Nähe der Kommunen zur Versorgungsrealität widerspiegelt. Die Botschaft dieser Zahlen ist eindeutig: Die öffentliche Verwaltung läuft Gefahr, einen gesellschaftlichen Kipppunkt zu verpassen, wenn analoge Strukturen schneller wegbrechen, als digitale Alternativen tragfähig werden.


Die neue Studie “Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung 2026” von CIO, COMPUTERWOCHE und Research ServicesResearch Services: Patrick Birnbreier



Studiensteckbrief



Herausgeber: CIO und COMPUTERWOCHE



Studienpartner:  UiPath GmbH; Materna Information & Communications SE



Grundgesamtheit: Oberste (IT-)Verantwortliche in Unternehmen der DACH-Region: Beteiligte an strategischen (IT-)Entscheidungsprozessen im C-Level-Bereich und in den Fachbereichen (LoBs); Entscheidungsbefugte sowie Experten und Expertinnen aus dem IT-Bereich



Teilnehmergenerierung: Persönliche E-Mail-Einladung über die Entscheiderdatenbank von CIO und COMPUTERWOCHE sowie – zur Erfüllung von Quotenvorgaben – über externe Online-Access-Panels



Gesamtstichprobe: 316 abgeschlossene und qualifizierte Interviews



Untersuchungszeitraum: 12. bis 21. März 2026



Methode: Online-Umfrage (CAWI) Fragebogenentwicklung & Durchführung: Custom Research Team von CIO und Computerwoche in Abstimmung mit den Studienpartnern